ERP내 전자문서의 보존 및 실물 보관 여부 등

당초부터 전산조직을 이용하여 작성된 거래 증빙서류를 정보보존장치에 보존하는 경우에는 실물을 출력하여 보관하지 않아도 되는 것이며, 정보보존장치가 거래내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하므로 전자문서의 작성자, 수신자 및 송수신 일시에 관련한 사항도 정보보존장치내에 보존해야 하는 것입니다

[회신] 회신1) 당초부터 전산조직을 이용하여 작성된 거래 증빙서류를 「국세기본법」 시행령 제65조의7조와 「전자기록의 보존방법 등에 관한 고시(국세청고시 제2003-34호)」 기준에 따라 정보보존장치에 보존하는 경우에는 실물을 출력하여 보관하지 않아도 되는 것이며 회신2) 정보보존장치가 거래내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하므로 전자문서의 작성자, 수신자 및 송수신 일시에 관련한 사항도 정보보존장치내에 보존해야 하는 것입니다 1. 질의내용 요약 가. 사실관계 당사는 2009년부터 ERP 시스템을 도입하여 운영 중에 있습니다. ERP 시스템 내에 보관하는 지출증빙서류에 대하여 아래와 같이 적용하려고 합니다 1) ERP 내 전자적 형태로 보관함과 동시에 원본을 보관하는 서류 및 지출증빙 가. 전자적 형태로 수수하지 않은 세금계산서(실물 세금계산서) 나. 개인(직원) 명의 신용카드 매출전표 및 현금영수증 관련 증빙 다. 계약서, 소송 관련 서류 및 인허가 관련 서류 등 라. 기타 실물로 접수된 제 증빙 2) ERP 내 전자적 형태로 보관하는 경우 가. 전자적 형태로 수수한 세금계산서 나. 「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 보관하는 신용카드 거래정보(법인명의 신용카드 사용내역) 다. 해외 거래처 등에서 전산으로 작성하여 전자적 형태(이메일 등)로 접수된 INVOICE 나. 질의내용 - (질의1) 상기 2)의 다와 같이 거래처에서 전산조직으로 작성되어 e-mail로 전송된 거래증빙서류(e-mail상 첨부된 Invoice 등)를 ERP시스템의 지급전표에 첨부하는 경우, 실물(출력물)을 따로 보관하지 않아도 국세기본법상 인정되는 증빙에 해당되는 지 여부 - (질의2) 이때 이메일 등으로 전송된 전자문서가 지출증빙인 경우, 이메일 작성자, 수신자 및 송수신 일시에 관련한 사항을 반드시 전자보관 장치(ERP)내에 같이 보관하여야 하는지 여부 2. 질의내용에 대한 자료 가. 관련 조세법령(법률, 시행령, 시행규칙) ○ 국세기본법 제85조 의 3【장부 등의 비치와 보존】 ① 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 성실하게 작성하여 비치하여야 한다. (2007.12.31. 개정) ② 제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 당해 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제26조의 2 제1항 제5호에 해당하는 경우에는 같은호에 규정한 날까지 보존하여야 한다. (2008.12.26. 단서신설) ③ 납세자는 제1항의 규정에 의한 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령이 정하는 기준에 따라 자기테이프ㆍ디스켓 기타 정보보존장치에 의하여 보존하여야 한다. (98.12.28. 개정) ④ 제1항을 적용하는 경우「전자거래기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은법 제31조의 2에 따른 공인전자문서보관소에 보관한 경우에는 제1항에 따라 비치한 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조ㆍ변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다. (2008.12.26. 신설) ○ 국세기본법 시행령 제65조 의 7【장부 등의 비치와 보존】 ① 법 제85조의 3 제3항에서 "대통령령이 정하는 기준"이라 함은 다음 각호의 요건에 해당하는 경우를 말한다. (2009.2.6. 제목개정) 1. 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정ㆍ추가 또는 삭제하는 절차ㆍ방법 등 정보보존장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운영에 관한 기록을 보관할 것 (98.12.31. 개정) 2. 정보보존장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화 할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것 3. 정보보존장치가 거래내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것 (98.12.31. 개정) ② 제1항의 규정에 의한 전자기록의 보전방법 기타 필요한 사항은 국세청장이 정한다. (98.12.31. 신설) ③ 법 제85조의 3 제4항 단서에서 "대통령령으로 정하는 것"이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 문서를 말한다. (2009.2.6. 신설) 1. 「상법 시행령」등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서 2. 등기ㆍ등록 또는 명의개서를 필요로 하는 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서 3. 소송 및 인ㆍ허가관련 서류 ○ 국세기본법 기본통칙 85의 3-0…1【전자기록 등에 의한 장부 등의 보존】 법 제85조의 3 제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의 7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다 . (2007.1.1. 신설) 1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우 2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우 ○ 부가가치세법 제16조 【세금계산서】 ① 납세의무자로 등록한 사업자가 재화 또는 용역을 공급하는 때에는 제9조의 시기(대통령령에서 시기를 다르게 정하는 경우에는 그 시기를 말한다)에 다음 각 호의 사항을 기재한 계산서(이하 "세금계산서"라 한다)를 대통령령이 정하는 바에 의하여 공급을 받는 자에게 교부하여야 한다. 이 경우 세금계산서를 교부한 후 그 기재사항에 관하여 착오나 정정 등 대통령령이 정하는 사유가 발생한 경우에는 대통령령이 정하는 바에 따라 세금계산서를 수정하여 교부할 수 있다. (2006.12.30. 개정) 1. 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭 2. 공급받는 자의 등록번호 3. 공급가액과 부가가치세액 4. 작성연월일 5. 제1호부터 제4호까지 외에 대통령령이 정하는 사항 (2007.12.31. 개정) ② 법인사업자 등 대통령령으로 정하는 사업자는 제1항에도 불구하고 대통령령으로 정하는 전자적 방법으로 세금계산서(이하 "전자세금계산서"라 한다)를 교부하여야 한다. ( 2008.12.26. 신설) ③ 제2항에 따라 전자세금계산서를 교부한 때에는 대통령령으로 정하는 기한까지 대통령령으로 정하는 세금계산서 교부명세를 국세청장에게 전송하여야 한다. (2008.12.26. 개정) ④~⑦ 생략 ○ 부가가치세법 시행령 제53조 의 2【전자세금계산서】 ① 법 제16조 제2항에서 "법인사업자 등 대통령령으로 정하는 사업자"란 법인사업자를 말한다. (2009.2.4. 신설) ② 법 제16조 제2항에서 "대통령령으로 정하는 전자적 방법"이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 방법으로 같은 조 제1항 각 호의 기재사항을 계산서 작성자의 신원 및 계산서의 변경여부 등을 확인할 수 있는 공인인증시스템을 거쳐 정보통신망으로 교부하는 것을 말한다. (2009.2.4. 신설) 1.1「조세특례제한법」제5조의 2 제1호에 따른 전사적(全社的)기업자원관리설비를 이용하는 방법 2. 실거래 사업자를 대신하여 전자세금계산서 교부업무를 대행하는 사업자의 전자세금계산서 교부시스템을 이용하는 방법 3. 국세청장이 구축한 전자세금계산서 교부 시스템을 이용하는 방법 4. 그밖에 국세청장이 지정하는 전자세금계산서 교부 시스템을 이용하는 방법 ③ 법인사업자(실거래 사업자를 대신하여 전자세금계산서 교부업무를 대행하는 사업자를 포함한다)는 제2항 제1호부터 제4호까지의 설비 및 시스템에 대하여「전자거래기본법」제18조ㆍ제23조 및 제24조에 따른 표준인증을 받아 국세청에 등록하여야 한다. (2009.2.4. 신설) ④~⑦ 생략 ○ 부가가치세법 제31조 【기장】 ①~② 생략 ③ 사업자는 제1항 및 제2항에 따라 기록한 장부와 제16조 및 제32조에 따라 교부하거나 교부받은 세금계산서 또는 영수증을 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 확정신고를 한 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제16조 제2항 또는 제4항에 따라 전자세금계산서를 교부한 사업자가 국세청장에게 세금계산서 교부명세를 전송한 경우에는 그러하지 아니하다. (2008.12.26. 개정) ○ 전자거래기본법 제5조【전자문서의 보관】 ① 전자문서가 다음 각호의 요건을 갖춘 경우에는 그 전자문서의 보관으로 관계법령이 정하는 문서의 보관에 갈음할 수 있다. (2002.1.19. 개정) 1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것 2. 전자문서가 작성 및 송신ㆍ수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것 3. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신ㆍ수신일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것 ② 종이문서 그밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 "전자화대상문서"라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서(이하 "전자화문서"라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자화문서를 보관하는 것으로 관계법령이 정하는 문서의 보관에 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다. (2007.5.17. 신설) 1. 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것 2. 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것 ③ 제2항에 따른 전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차 그밖에 필요한 사항은 지식경제부장관이 정하여 고시한다. (2008.2.29. 직제개정) ④ 제1항 및 제2항의 규정을 적용함에 있어서 송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서 또는 전자화문서로 보지 아니할 수 있다. (2007.5.17. 개정) ○ 전자거래기본법 제31조의 2【공인전자문서보관소의 지정】 ① 지식경제부장관은 전자문서보관 등의 안전성 및 정확성을 확보하기 위하여 전자문서보관 등에 관하여 전문성이 있는 자를 공인전자문서보관소로 지정하여 전자문서보관 등을 하게 할 수 있다. (2008.2.29. 직제개정) ② 공인전자문서보관소로 지정받을 수 있는 자는 법인에 한한다. (2005.3.31. 신설) ③ 공인전자문서보관소로 지정을 받고자 하는 자는 전자문서보관 등에 필요한 인력ㆍ기술능력ㆍ재정능력 그밖의 시설ㆍ장비 등을 확보하여 지식경제부장관에게 지정을 신청하여야 한다. (2008.2.29. 직제개정) ④ 제1항 및 제3항의 규정에 의한 공인전자문서보관소의 인력ㆍ기술능력ㆍ재정능력 그밖의 시설ㆍ장비 등의 지정기준과 지정방법 및 지정절차에 관하여 필요한 사항은 대통령령으로 정한다. (2005.3.31. 신설) 나. 유사사례(예규, 해석사례, 심사, 심판) ○ 서면1팀-1392, 2007.10.11 【질의】 전자문서 활용과 관련하여 그 동안 많은 기업들이 종이문서를 스캐닝을 통해 전자화하여 활용 및 보관하고 있으나 원본인 종이문서도 별도로 보관하는 데 따른 문서생산 및 보관비용이 가중되고 있고, 전자문서의 활성화에도 제약이 되고 있는 문제점을 보완하기 위해 산업자원부는 지난 5월 종이문서의 전자화 보관에 대한 법적근거(전자거래기본법 제5조 제2항) 마련을 골자로 하는 전자거래기본법을 개정(공포 5.17.)한 바 있음. 개정 전자거래기본법과 연계하여 전자화문서(스캐닝문서)의 보관만으로도 문서보관에 갈음할 수 있는 것으로 예규변경이 가능한지 여부 【회신】 귀 질의의 경우, 국세기본법 기본통칙 85의3-0…1 및 기질의회신문(징세46101-352, 2003.7.28.)을 참고하기 바람. <참고예규> 징세46101-352(2003.7.28.) 지급결제문서를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로 국세기본법시행령 제65조 의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하거나 회사의 업무상 비용을 법인신용카드로 지출하고 신용카드사로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 동 거래정보를 국세기본법시행령 제65조 의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우 모두 국세기본법 제85조 의 3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나, 문서로 받은 증빙서류(신용카드매출전표, 매입세금계산서 등)를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존장치에 보존하는 경우 원본 증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 됨. ○ 서면2팀-1978, 2005.12.05 【질의】 외국항행용역을 수행하는 외항선사로 전체 매출 중 80%가 해외에서 발생하며 미주지역의 경우 내륙운송료 등의 청구서(INVOICIE)량이 연간 20∼30만건을 상회하고 있어 업무효율성 및 생산성 개선을 증대하기 위하여 WIS(WEB INVOICIE SYSTEM)를 개발하여 사용하고 있음. 1. 미국에 소재하는 당사의 지점이 미국의 거래처로부터 송부받은 DATA(INVOICIE나 내륙운송작업지시서 등)가 미국 규정을 충족한 전자적 형태의 WIS DATA인 경우 법인세법 제116조 에 의하여 수취보관하여야 할 증빙으로 인정되는지. 2. 해외 거래처로부터 FAX나 E-MAIL로 송부받은 서류를 증빙으로 인정하는지. 【회신】 법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로 국세기본법시행령 제65조 의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우 국세기본법 제85조 의 3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나, 문서로 받은 증빙서류를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존장치에 보존하는 경우 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 하며, 귀 질의와 같이 WEB INVOICIE SYSTEM DATA가 법인세법 제116조 에 의하여 수취보관하여야 할 증빙으로 인정되는지 여부는 정보보존장치의 생성, 보존과 관련하여 필요한 기록은 국세기본법시행령 제65조 의 7 각 호에서 요구하는 내용을 포함하는 것으로서 명칭에 관계없이 해당 납세자의 전산화 실태, 정보보존장치의 생산ㆍ이용ㆍ보존의 방법 등 전자계산조직의 개발과 운영내용에 따라 개별적으로 판단할 사항임. ○ 서면1팀-618, 2005.06.03 【질의】 1. 장부와 증빙서류를 전산조직을 이용하여 작성하여 정보보존장치에 보관한 경우 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행한 것인지. 2. 국세청고시 제2003-34호를 충족하는 전자기록을 보존하는 경우 장부 등의 비치 보존의무를 이행한 것인지. 3. 장부 및 증빙서류의 전자보관 실시에 필요한 신고 또는 허가절차 여부 【회신】 1. 전자조직에 의하여 작성된 지급결제문서 등을 확인할 수 있는 인증시스템을 거쳐 인터넷에 의하여 전송받고 이를 국세기본법시행령 제65조 의 7 제1항 각호 및 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시 각조의 규정에 적합한 "정보보존장치"에 보존하는 것은 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것에 해당하는 것임. 2. 장부와 증빙서류를 전산조직을 이용하여 작성하실 경우에 신고나 허가사항은 없으나 전산조직을 이용하여 장부와 증빙서류를 작성한 납세자는 소득세 또는 법인세과세표준신고시에 전산조직운용명세서를 함께 제출하여야 하는 것임. 3. 귀 질의와 관련있는 법령 및 질의회신문(서삼46019-11529, 2002.9.9. 외 1건)을 참고하기 바람. <참고예규> 1. 서삼46019-11529(2002.9.9.) 장부와 증빙서류가 전산조직에 의해서 작성되고 그 전자기록이 정보보존장치에 저장되고 있는 경우 국세기본법 제85조 의 3(장부 등의 비치 및 보존)에 의거 보존하는 것이며 그 전자기록을 별도로 출력하여 보존하여야 하는지에 대하여는 법령상 규정된 바 없음. 그러나, 문서로 작성된 장부 및 문서형태의 증빙서류를 전산조직에 의거 처리하고 정보보존장치에 입력한 경우 문서에 의한 원본 장부 및 증빙서류와 정보보존장치를 국세기본법 제85조 의 3에 의거 함께 보존하여야 하는 것임. 2. 징세46101-352(2003.7.28.) 지급결제문서를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로 국세기본법시행령 제65조 의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하거나 회사의 업무상 비용을 법인신용카드로 지출하고 신용카드사로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 동 거래정보를 국세기본법시행령 제65조 의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우 모두 국세기본법 제85조 의 3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나, 문서로 받은 증빙서류(신용카드매출전표, 매입세금계산서 등)를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존장치에 보존하는 경우 원본 증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 됨. ○ 징세46101-352, 2003.07.28 【질의】 최근 ○○은행이 영업점 별로 처리하던 지급결제 업무(재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는)를 본점에서 일괄로 처리하기 위한 전산시스템을 도입 - 지급결제문서(증빙서류 제외)를 전산으로 작성하고 전자결재 하여 정보보존장치에 보존할 경우 적법한 문서보존이 되는지. - 신용카드매출전표, 매입세금계산서, 기타 간이영수증 등 거래 증빙을 수취하여 Scanner로 이미지화하여 전산시스템에 보관할 경우 적법한 보존인지. - 신용카드매출전표 거래정보를 신용카드회사로부터 VAN으로 전송받고, 관련 매입세금계산서 등은 전산입력하여 전산시스템에 보관할 경우 적법한 보존인지. 【회신】 지급결제문서를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로 국세기본법시행령 제65조 의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하거나 회사의 업무상 비용을 법인신용카드로 지출하고 신용카드사로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 동 거래정보를 국세기본법시행령 제65조 의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우 모두 국세기본법 제85조 의 3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나, 문서로 받은 증빙서류(신용카드매출전표, 매입세금계산서 등)를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존장치에 보존하는 경우 원본 증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 됨.